오클랜드한인회 정관

(2017년6월24일 개정)

 

제 1 장 총칙

 

1.     명칭과 소재

1.1.    본 회의 명칭은 ‘오클랜드 한인회’라고 칭한다.

1.2.    본 회의 소재지는 “5 Argus Place, Hillcrest, Auckland, New Zealand” 로 한다.

2.     {C}용어의 정의

본 정관에 사용한 용어의 의미는 다음과 같다.

2.1.   {C}“본 회”는 오클랜드 한인회를 의미한다.

2.2.   {C}“임원회”는 본 회 회장과 부회장 그리고 본 정관 8.1항에 의거 회장으로부터 임명된 임원들의 회의를 의미한다.

2.3.   {C}“본 법인체법 및 Charities Act”는 Incorporated Societies Act 1908및 Charities Act 2005와 그 개정법 또는 대체법을 의미한다.

2.4.   {C}“총회”는 정기총회와 임시총회가 있으며, “정기총회”는 일년마다 정기적으로 여는 총회를 의미하며, “임시총회”는 정기총회를 제외한 다른 모든 총회다.

2.5.   {C}“회원”의 정의는 본 정관 4조에 의한다.

2.6.   “한민족”은 한인이거나 한인의 자손이다.

2.7.   “KCC”는 한인회관이다.

3.     {C}목적

3.1.   한인의 날, Korean Night 등의 행사를 통해 한국의 역사, 한글, 전통, 문화, 예술, 음식 등 한국문화를 오클랜드 현지사회에 알린다.

3.2.   한인 이민자들의 정착에 도움을 주기 위한 영어교육, 컴퓨터교실 등 다양한 프로그램을 운영한다.

3.3.   한인 이민자들의 건강과 복지, 교육 등의 정보제공을 위해, 직접 또는 다른 단체들과 공동으로 다양한 세미나와 워크샵 등을 개최한다.

3.4.   뉴질랜드 사회적응과 건강, 구직에 도움이 되는 다양한 정보와 서비스 – 무료 법률상담, 민원상담, 취업상담, JP서비스, 금연, 침술 등을 제공한다.

3.5.   차세대 교육을 위한 다양한 정보 제공 및 비전을 제시할 수 있는 세미나, 설명회, 간담회, 공청회, 토론회를 제공한다.

3.6.   한인 이민자 자녀들을 위한 한국 문화, 역사, 한글 등 다양한 교육 프로그램을 운영한다.

 

제 2 장 회원

 

4.     {C}회원의 자격, 권리, 의무 및 자격상실

4.1.   {C}회원의 일반적 자격

오클랜드시에 거주하는 만18세이상의 한민족과 그 가족으로서, 뉴질랜드 시민권이나 영주권 또는 합법적인 노동비자 소지자로, 본 회의 회칙을 준수할 것에 동의하여 회원등록을 한 자이다. 단, 명예회원은 타민족도 가입할 수 있다.

4.2.   {C}회원의 구분

4.2.1. {C}정회원: 회원등록을 하고, 연회비를 납부한 자이다.

4.2.2. {C}준회원: 회원으로 등록만 한 자이다.

4.2.3. {C}명예회원: 한국 외교관, 그리고 임원회 의결을 통해 추천 받은 자이다.

4.3.   회원의 권리와 의무 

4.3.1.  {C}정회원은 선출직 입후보권 및 선거투표권, 총회 참석, 발언 및 의결권, 회의소집 신청 및 회의 정족수를 위한 성원 자격의 권리를 가지는 대신, 연회비 납부의 의무를 진다.

4.3.2.  {C}준회원은 선거투표권만 있고, 총회 참석 및 발언권과 의결권은 없다.

4.3.3.  {C}명예회원은 투표권 및 의결권이 없다.

4.4.   {C}회원의 자격상실 및 권리제한

정회원이 기한 내 연회비 납부를 연체하면, 그 자격이 정지되고 준회원으로 자동 전환된다.

모든 회원은 아래 사유에 해당되는 경우, 임원회 의결을 통해 회원자격을 정지 또는 제명당할 수 있다.

4.4.1.  {C}총회 진행방해로 의장의 퇴장명령을 받는 등 본 정관을 고의로 위반한 경우;

4.4.2.  {C}본 회의 명예를 심각하게 실추시킨 경우;

4.4.3.  {C}공공장소에서의 폭력행사 등 범죄를 저지른 경우

위의 사유외에도 본 회의 제반 업무진행에 중대한 방해를 할 경우나 기타 긴급한 조치가 필요하다고 인정될 때 임원회는 그 회원의 한인회관 출입을 통제할 수 있다.

5.     {C}회비와 부과금의 납부

5.1.   {C}정회원이 되기 위해서는 소정의 연회비를 납부하여야 하며, 그 변경은 임원회에서 의결한다.

6.     {C}회원 명부

본 회는 회원의 이름과 주소, 회원의 구분, 등록날짜와 회비납부를 기록한 정회원 명부를 보관해야 한다.

 

제 3 장 회의

 

7.     {C}총회

7.1.   {C}  정기총회는 연 1회로 매년 6월 중에 개최한다. 개최시간과 장소는 본 임원회에서 결정한다.

정기총회는 다음의 결의안을 수행한다.

7.1.1.  {C}전회 회의록 승인

7.1.2.  {C}전년도 사업 및 결산보고

7.1.3.  {C}차기 사업계획 및 예산안 보고 

7.1.4.  {C}기타 안건으로 채택된 사항

7.2.   {C}임시총회는 다음의 경우에 소집할 수 있다.

7.2.1.  {C}임원회의 소집 결의

7.2.2.  {C}정회원 총수 1/3이상의 연서명으로 소집 요청

7.2.3.  {C}회장 또는 감사의 소집 요청

7.3.   {C}총회의 공고절차

모든 총회는 최소 총회 14일 이전에 한인회 홈페이지에 공고한다.

7.4.   {C}정족수 및 의안 결정

7.4.1.  {C}대리인을 포함한 정회원 40인 이상의 참석을 회의 정족수로 한다.

7.4.2.  {C}대리인은 만18세 이상의 한민족과 그 가족으로서 한 사람의 대리권만 행사할 수 있다.

7.4.3.  {C}회의 개시 후 30분이 경과할 때까지 회의 정족수가 미달된 경우는 산회를 선포해 총회를 취소해야 한다.

7.4.4.  {C}각 조에 특별히 다르게 규정한 경우를 제외한 모든 총회의 안건은 참석한 회의 정족수중   과반수이상의 찬성으로 결정한다.

7.5.   총회에 상정된 심의사항은 의장의 주재하에 공개투표로 가부를 결정한다. 찬반이 동수일 경우 의장은 추가투표 또는 의안 결정권을 행사할 수 있다.

7.5.1.  {C}정회원 30인 이상 서명 받은 긴급 발의안은 총회 최소2일 전(근무일 기준) 본회 사무국에 접수돼야 한다.

7.5.2.  {C}총회 당일, 정회원이 긴급발의는 할 수 있으나, 그 발의의 승인 여부는 총회에 참석한 회의 정족수중 과반수이상의 찬성으로 결정한다.

8.     {C}임원회

8.1.   {C}임원회의 구성

임원회는 본 회의 회장 및 회장이 임명한 최소 4명이상, 최대 20명이하의 임원들로 구성되며, 임원회를 통해 본 회의 업무를 수행한다.   

8.2.   {C}회장의 임원 임명 및 해임 권

회장은 임원회의 임원을 임명하고 해임할 수 있다. 

8.3.   {C}회장의 임무수행 불가시

8.3.1.  {C}부회장은 회장 부재 또는 유고시 회장의 역할을 대행할 수 있다. 잔여 임기가 6 개월 미만이고 부회장이 2인 이상으로 선임 부회장이 정해있지 않은 경우는 임원회의 의결로 회장대행을 선출한다.

8.3.2.  {C}잔여임기가 6개월 이상, 1년 미만인 경우는 임원회의 의결에 따라 수석 부회장이 대행하거나 보궐선거를 통해 새 회장을 선출할 수 있다. 보궐선거로 선출된 새 회장의 임기는 전회장의 잔여 임기기간과 차기 2년을 포함한다.

8.3.3.  {C}잔여임기가 1년 이상인 경우 보궐 선거를 통해 회장을 재선출하고 임기는 그 잔여기간으로 한다.

8.4.   {C}주요 이사들의 업무

이사는 업무수행상 본 회에 현저한 손해를 미칠 염려가 있는 사실을 발견하거나, 본 회 관련 법과 본 정관을 위반하는 행위를 할 염려가 있다고 인정한 때에는, 즉시 감사에게 이를 보고해야 한다.  

8.4.1.  총무이사는 다음의 업무를 수행한다.

8.4.1.1. {C}회의록의 기록과 보관

8.4.1.2. {C}회원 명부의 작성과 보관

8.4.1.3. {C}본 회의 문서와 자료 보관

8.4.1.4. {C}임원들을 대행하는 업무 연락

8.4.1.5. {C}본 회의 인장 보관 

8.4.2.  재무이사는 다음의 업무를 수행한다.

8.4.2.1. {C}본 회의 모든 수입금과 지출금을 회계장부에 기록하고, 매월 회계보고서를 작성해 임원회에 보고하고 본 회의 홈페이지에 공개

8.4.2.2. {C}정기총회에 회계보고서 제출, 보고 

8.4.2.3. {C}회계보고서를 작성해 법인 등록처 및 기타 필요한 기관에 제출

8.5.   {C}사무국 운영

본 회 사무국을 구성하고, 유급 또는 무급 직원을 채용하여 사무국의 업무를 수행토록 한다.

8.6.   {C}임원회의

8.6.1.  회의 소집

안건처리를 위해 정기적으로 또는 필요에 따라 임원회의를 개최할 수 있다. 회장의 요청 또는 3명 이상의 임원들이 요청하면 임원회의를 소집한다. 

8.6.2.  의결

임원회는 임원회 구성원 과반수 이상의 참석으로 개최하며, 다수결에 의해 의결한다. 단, 찬반 동수인 경우는 의장이 재심의에 상정하거나 또는 결정권을 행사한다. 

8.7.   {C}임원회의 권한

임원회는 본 정관 규정에 의거, 본 회의 모든 일반적 업무수행은 물론, 다음과 같은 일반적 업무범위에 포함되지 않는 기타 업무도 수행할 수 있도록 본 회로부터 권한을 위임 받는다.

8.7.1.  본 정관 개정안 작성 및 정기총회에 상정.

8.7.2.  본 회의 재정상태를 심의하여 회비 결정.

8.7.3.  회원자격 심의.

8.7.4.  {C}본 정관에 규정되어 있지 않은 심의사안에 대해서는 투표를 통해 결의.

8.7.5.  {C}매월 임원회의에서 결정된 사항이나 중요 사안을 발의하여 차기 총회에 상정.

8.7.6.  {C}정회원 신청자가 회원으로 적합치 않다고 판단되는 경우나, 본 정관 4.4항에 의거, 임원회 결의에 의해 정회원 자격이 정지됐던 자의 경우, 회원등록을 거부할 수 있는 권한이 있다.

 

제 4 장 선출직 및 특별 위원회

 

9.     {C} 선출직 회장 및 감사

9.1.   {C}출마 자격

회장이나 감사출마를 원하는 자는 출마 등록 마감일까지 뉴질랜드 시민권자 또는 영주권자로서 정회원이어야 하며, 전과기록이 없어야 한다. 선거관리 위원회에서 정한 내규에 따라 회장과 감사는 선거투표권이 있는 회원의 추천을 받아 입후보자로 등록한다.

만약, 감사 후보자가 없을 경우는 회장이 회계경험과 자격을 고려하여 추천하고 총회의 승인을 받아야 하며, 총회의 승인을 받은 감사는 선거로 선출된 감사와 그 권한과 의무가 동일하다. 

9.2.   {C}임기

회장과 감사의 임기는 2년으로 하며, 중임 또는 연임할 수 있다.

9.3.   {C}업무 인수인계

회장 업무 인수인계는 취임 후 1개월이내에 감사의 입회하에 실시해야 한다.

9.4.   {C}탄핵

선거로 선출된 회장과, 선거로 선출됐거나 회장의 추천과 총회의 승인을 받아 임명된 감사는  전체 정회원 1/3 이상의 발의로 전체 정회원 과반수 이상의 회의 정족수를 충족하고 출석 정회원 2/3 이상이 찬성하면 탄핵된다. 전체 정회원의 과반수 이상이 출석하지 않은 경우, 이 탄핵안은 자동 취소된다.

10.   {C}회장의 직무

10.1. {C}정관을 준수하고 임기 내에 교민사회 화합과 단결을 도모, 본 회의 목적달성을 위해 최선을 다해야 한다.

10.2. {C}총회 및 임원회의를 주재하며, 특별 위원회를 원활히 운영하며, 고문 및 자문회의를 주관하여 본 회의 목적을 달성하기 위해 모든 분야에서 자문부터 집행까지를 주관한다. 

10.3. {C}본회의 총괄적 업무를 감독하고, 총회 시 본회의 업무를 보고한다.

10.4. {C}정관과 내규를 보관, 관리하며, 정관 개정 시 번역본을 작성하여 관련 등록처에 등록한다

10.5. {C}회장은 업무능력과 덕망있는 교민인사를 추천을 받아 고문 및 자문회를 구성해, 본회의 업무와 관련된 조언을 구할 수 있다.

11.   {C}감사의 직무

11.1. {C}감사는 본 회의 업무와 회계를 정기적 또는 수시로 감사하며 그 결과를 총회에 보고한다. 감사는 임원회의 사업집행과 재산관리사항을 감사하며, 언제든지 해당 업무관련 이사에 대해 본 회 업무 및 회계에 관한 자료제출을 요구할 수 있으며, 제출 받은 자료에 의거 감사업무를 수행한다.

11.2. {C}감사는 필요하면 회의 목적사항과 소집이유를 서면에 적어 임원회 소집권자에 제출하여 임원회 소집을 요청할 수 있으며, 그 임원회에 참석, 진술할 수 있다.

11.3. {C}감사의 업무수행이 불가능한 경우, 본 정관 9.1항에 따른다.

 

12.   {C}특별 위원회

임원회 의결에 따라 한인회관 관리, 선거관리, 분쟁조정 등 특별업무 수행을 위해 한인회 내부조직과는 별도의 독립적인 특별위원회를 구성하여 업무를 효율적으로 추진할 수 있다.

12.1. {C}일반규정

12.1.1.       {C}특별위원회 업무수행규정과 예산 및 일정을 수립하여 사후 총회에 보고하고, 승인을 받는다.

12.1.2.      {C}특별위원회 내규는 한인회 자료실에 보관, 비치하여 정회원이 열람할 수 있도록 한다.

12.2. {C}한인회관 관리위원회

12.2.1.      {C}소유권과 운영

한인회관의 소유권은 본 회에 있다. 단, 등록권자는 현직 한인회 회장, 감사, 한인회관 관리위원장이나 실질적인 소유권을 의미하지 않으며, 명의변경사항이 발생하면 2주이내로 변경한다.

12.2.2.      {C}운영형태와 책임

동 위원회는 독립채산제로 운영한다. 단, 한인회관에 입주해 있는 본 회에 대해 회관사용과 관련된 일체의 비용을 부과할 수 없다. 외부 위원인 동 위원회 위원장은 한인회관 운영상 재정에 관해 책임이 있으며, 자체 회의를 위한 경비를 사용할 수 없다.

또한, 내부위원인 한인회장은 한인회관의 관리, 집행에 책임을 진다. 

12.2.3.      {C}위원회 구성

12.2.3.1.  {C}구성 및 임기

위원은 현 한인회 회장과 감사를 포함한 내부위원 5인과 격년으로 추천된 동 위원회 위원장을 포함한 외부위원 5인 등 10인으로 구성한다.

임기는 내부위원은 해당 한인회 임원의 임기기간이며, 외부위원은 그 다음해에 선출돼 2년으로 하며 중임 또는 연임할 수 있다.

12.2.3.2.  회의 및 의결

동 위원회는 분기별로 회의를 개최하며, 의결은 재적위원 과반수 참석에 출석위원 과반수 찬성으로 결정하며 찬반 동수일 경우 위원장이 결정권을 행사한다.

  (한인회관 매매 제한조항) 한인회관 매각/매입에 관한 안건상정은 동 위원회만이 유일하게 할 수 있으며, 재적위원 10인의 만장일치 찬성이 있어야 총회에 상정할 수 있으며, 재적 정회원 2/3이상의 찬성으로 의결한다

12.2.3.3.  내규의 지위

기타 제반사항은 내부규정에 의한다.

 

12.3. {C}선거관리 위원회

회장과 감사의 선거는 선거년도 5월 중에 실시하며, 선거관리는 내규에 의해 집행한다.

12.3.1.      구성

선관위원장은 임원회의의 의결로 위촉되며, 선관위원장은 위원을 7인 이내로 구성한다.

 

12.4. {C}분쟁조정 위원회

12.4.1.      목적

본 회의 운영과 관련하여 정회원 40명이상의 서명으로 제기되는 분쟁사항을 심의, 중재한다.

12.4.2.      구성과 임기

분쟁조정 위원은 교민공지를 통해 추천받아 총회의 의결로 임명한다. 위원은 5인으로 구성하며, 위원장은 위원들의 과반수 동의로 위촉하고, 위원의 임기는 2년이며, 중임 또는 연임할 수 있다.

12.4.3.      분쟁조정 절차

분쟁조정 신청과 처리절차, 항소절차 등 기타 상세한 사항은 동 위원회의 내규와 관련 법규에 따른다.,

 

제5 장 행정, 재정관련 사무 및 기타

 

13.   {C}정관 및 내규

13.1. {C}보관

본 회의 정관은 한인회 웹사이트에 항상 한글 및 영문으로 보관하여 열람할 수 있게 한다.

내규는 한글로 한인회 웹사이트에 보관한다

13.2. {C}정관의 개정

본 정관 24조 특별조항을 제외하고, 총회 출석 정회원 3분의 2이상의 찬성을 받아 본 정관을 개정할 수 있다.

14.   인장

본 회는 인장을 보유한다. 본회의 공문서는 다음의 경우에 유효하게 작성된 것으로 인정한다.

14.1. {C}본 회 인장이 날인되어 있고

14.2. {C}회장, 총무이사 또는 재무이사 중 1인의 확인 서명과 임원 중 1인의 서명, 즉 총 임원 3명의

 서명이 있는 문서

15.   {C}수표 

15.1. {C}모든 본 회의 수표는 임원회에서 규정한 방법에 따라 서명 또는 배서해야 한다. 

16.   {C}회계 장부 및 보고서 

16.1. {C}본 회의 업무수행, 재산상황, 그리고 자금 입출금 내용을 사실에 입각하여 상세히 기록한

회계 장부를 유지해야 한다. 

16.2. {C}당해 회계 연도 말 또는 임원회의에서 결정한 시기에 본회의 입출금, 재산 및 부채

상황을 기록한 회계 장부를 검토해 감사의 확인을 받아야 한다. 

16.3. {C}본 회는 본 법인체 법 및 Charities Act에 의거하여 매년 회계보고서를 기타 필요한

기관에 제출하여야 한다 

17.   {C}회계연도

17.1. {C}본 회의 회계연도는 정부의 세금연도에 따라 매년 6월1일부터 다음해 5월31일까지로 한다.

18.   {C}금전의 취득

18.1. {C}(금전이익 취득금지) 본 회의 회원은 법규와 본 정관 규정이 허용하지 않는 한, 본 회의 재산과 업무를 통한 금전적 이익의 취득을 금한다. 

19.   {C}투자

19.1. {C}임원회는 단기적으로 필요한 자금을 제외한 여유 자금을 안전이 보장되는 곳에 투자할 수 있다. 자금투자를 위하여 임원회는 본 회의 적절한 운영에 저해되지 않도록 주의하고 성실하게 모든 기능을 발휘해 투자하여야 한다. $20,000.00 이상의 투자는 반드시 총회의 승인을 받은 후 실행해야 한다.

20.   {C}자금차용권한과 제한규정

20.1. {C}본 회는 정관 규정상의 다른 권리와 아울러, 총회 참석 정회원 2/3이상의 찬성을 얻어 공채, 채권, 저당권의 발행 및 본 회 재산을 담보 또는 무담보로 하여 자금을 대출받거나 모금할 수 있는 권리를 가진다.

20.2. {C}본 회는 최대$10,000 한도로 차용할 수 있다. 단, 회장 임기만료 시 한인회관 대출을 제외한 한인회의 재정은 적자상태로 차기 회장에게 인계할 수 없다.

20.3. {C}본 회가 자금을 차용할 경우, 차용이유와 차용금액(원금, 이자), 향후 상환계획을 밝힌 상세보고서를 총회에 제출, 보고해야 한다. 

20.4. {C}(금전이익 취득금지) 본 회는 본 회의 회장이나 임원으로부터 자금을 차용할 수 없으며, 총회의 의결로 일반 회원으로부터 자금을 차용할 경우에도, 본 회는 그에 대해 이자를 지급해서는 안 된다.

21.   {C} 본 회의 해산

21.1. {C}본 회는 총회에 참석한 정회원 2/3 이상의 찬성으로 해산을 결의할 수 있으며, 해산 결의 30일 이후 차기 총회를 개최해 최종 해산을 결정한다. 단, 최종 해산 결정을 위해 소집한 차기 총회는 전체 정회원 과반수 이상의 회의 정족수 및 출석 정회원 2/3 이상의 찬성으로 해산을 결의할 수 있다. 재적 정회원의 과반수 이상이 출석하지 않은 경우, 이 의결은 취소된다.

21.2. {C}본 회가 해산할 경우, 본 회의 부채와 해산을 위한 경비를 제외한 잔여 재산은 본회의 회원에게 나누어 줄 수 없으며, 본 정관 3조에 규정된 본 회의 목적과 매우 유사한 뉴질랜드 내의 다른 자선단체에 기부 또는 양도하도록 하며, 해산일 전에 임원회의를 통해 양도 재산을 결정하도록 한다. 

22.   {C}본 정관에 규정되지 않은 기타 제반사항은 본 법인체법과 Charities Act 등 본 회 관련 법과 내규를 따른다.

23.   {C}본 회칙은 총회에서 통과된 날로부터 효력을 발생한다.

24.   {C}특별조항

본 특별조항은 재외동포재단의 한인회관 건립지원금이 한인회관 통장으로 입금된 시점부터 적용된다.

24.1. {C}적용 후: 한인회관의 용도나 소유권을 변경 또는 매각할 경우, 주 뉴질랜드 한국대사관 오클랜드 분관의 사전협의 및 승인을 받아야 한다. 

24.2. {C}향후 정관을 개정할 경우에도, 위 24.1항은 동 분관의 서면동의 없이는 절대 삭제하거나 변경할 수 없다.

Alteration of Rules of the Korean Society of Auckland Inc.

(New Set of Rules)

 

 

CHAPTER1  GENERAL PROVISIONS

 

1.     NAME AND REGISTERED OFFICE

1.1    {C}The name of the Society is ‘The Korean Society of Auckland Incorporated’

1.2    {C}The Registered Office of the Society is ‘5 Argus Place, Hillcrest, Auckland, New Zealand’.

2.     {C}DEFINITIONS

The following words and expressions in these Rules shall have the following meanings:

2.1    {C}"The Society" means The Korean Society of Auckland Incorporated.

2.2    {C}"The Committee" means the meeting consisting of the president, vice presidents and the Managing Committee members appointed by the president of the Society as referred to in clause 8.1.

2.3    {C}"The Acts" means Incorporated Societies Act 1908 and Charities Act 2005, and any Act and amendment or substitution thereof.

2.4    {C}“GM” means General Meeting which is comprised of an Annual General Meeting(AGM) and Special General Meetings(SGM).

2.5    {C}“Member” means a person referred to in clause 4.

2.6    {C}“Korean” means Korean people or people of Korean descent.

2.7    {C}“KCC” means Korean Community Centre.

3.     {C}Purposes of Society

The purposes of Society are to;

3.1    {C}Provide opportunities for people in the Auckland region to experience Korean culture, in the areas of art, food, language, history through events such as “Korean Day” and “Korean Night”.

3.2    {C}Provide settlement support to new Korean migrants via a variety of support programs such as English and computer classes.

3.3    {C}Assist Korean migrants with health, welfare and education via seminars either directly or in collaboration with kindred organizations.

3.4    {C}Provide assistance in accessing free information and services - legal advice, civil consultation, job searching consultation, Justice of the Peace service, smoke-free clinic and acupuncture.

3.5    {C}Provide youth support in education, future vision and life planning via seminars, workshops and forums etc.

3.6    {C}Assist migrant children in understanding their own cultural heritage, language and history.

 

CHAPTER 2 MEMBERSHIP

4.     {C}QUALIFICATION, RIGHTS, OBLIGATIONS AND SUSPENSION

4.1    {C}Qualifications for membership

To become a member, the Applicant, must: be at least 18 years of age, and be of Korean descent and have families who live in Auckland, and must agree to abide by the Society’s rules upon registration as a member. Honorary members can be of non-Korean descent.

4.2    {C}Types of Members

4.2.1    {C}Ordinary Members: Ordinary Members shall be those persons who are registered as a member of the Society with successful annual membership fee payments.

4.2.2       {C}Associate Members: Associate Members shall be those persons who are registered as a member of the Society.

4.2.3    {C}Honorary Members: Honorary Members shall be Korean diplomats, their families and persons who have been recommended through a resolution of the Committee.

4.3    {C}Rights of Members

4.3.1    Ordinary members shall be entitled to stand for and vote for the President or Auditor, and shall be entitled to vote at a GM. However, they are required to pay annual membership fees.

4.3.2    Associate members shall be entitled to vote for the President or Auditor but shall have no right to vote at a GM.

4.3.3    Honorary members do not have any voting rights.

4.4    {C}Suspension of Membership and Limits of Rights

An ordinary membership will be suspended if the membership fee is overdue. In such a case, the delinquent member will automatically revert to an Associate Membership.
The Committee may suspend or expel any member of the Society who;

4.4.1   {C}willfully disobeys any of the rules, including situations where a member hinders the progress of a GM, and is expelled from a GM meeting by its Chairperson.

4.4.2    {C}seriously discredit the honor of the Society, or;

4.4.3    {C}is found guilty of any conduct including violence in a public place

The Committee may control the admission of the members to the KCC or its events when an individual significantly disturbs the business of the Society or when the Board recognizes that it is necessary to take urgent action

5.     {C}PAYMENT OF FEES AND LEVIES

Ordinary member shall pay the annual membership fees to the Society. The change of fees / levies may from time to time be determined by the Committee.

6.     {C}REGISTER OF MEMBERS

The Society shall keep a register of its Members containing the names, addresses, descriptions of its Members, the date upon which they became Members and their payment of subscriptions.

 

CHAPTER 3 MEETINGS

 

7.     {C}GENERAL MEETINGS

7.1    An AGM of the Society shall be held annually in June. The Committee will determine the time and place of an AGM. The business of the AGM shall be;

7.1.1    {C}Approval of the previous meetings minutes;

7.1.2    {C}To receive the annual report and the audited annual statements of the income and expenditure and assets and liabilities of the Association;

7.1.3    {C}To report event plans and budgets during remaining period;

7.1.4    {C}Any agenda adopted by the executive board. 

7.2    {C}A SGM may be convened at any time;

7.2.1    {C}By the call of the Managing Committee, or

7.2.2    {C}At the written request which is signed by at least 1/3 of Ordinary Members of the Association, or

7.2.3    {C}By the call of the President or the Auditor.

7.3    {C}Notice of a GM

Fourteen day notice shall be given to Ordinary members via the Society’s website before a GM.

7.4    {C}Quorum and Resolution

7.4.1    {C}A quorum for a GM is obtained by at least 40 Ordinary Members or their proxy by means of the association’s proxy form.

7.4.2    {C}A proxy shall be Korean and their families who are at least 18 years of age and may apply “one proxy voting”.
(Votes of ordinary members may apply two including a proxy.)

7.4.3    {C}If half an hour from the time appointed for the meeting to begin a quorum of members is not present, the meeting, if convened upon the request of members shall be dissolved.

7.4.4    {C}Resolutions at the GM shall be passed by a simple majority of the Ordinary Members present, including those voting by proxy, unless expressly stated elsewhere in this constitution.

7.5    {C}Voting at a GM shall be by show of hands or by secret ballot. In the case of votes being equal, the chairman shall have a second, and deciding, vote.

7.5.1    {C}Any motions signed by at least 30 Ordinary Members shall be submitted to the office of the Association. This should be done at least two working days before the GM.

7.5.2    {C}Any motions may be submitted on the date of the GM but approval shall be passed by simple majority of the Ordinary Members present.  

 

8.     {C}THE MANAGING COMMITTEE

8.1    {C}Managing Committee Members

The affairs of the Society shall be conducted by the Committee which shall consist of more than 4 members including the president, vice-presidents, the secretary and treasurer, and up to 20 managing members appointed by the president.

8.2    {C}President’s power to Appoint and Revoke the Committee Members

The President shall have power to appoint or revoke the member of the Managing Committee

8.3    {C}President’s Incapacity

8.3.1    {C}If the President becomes incapable of fulfilling his/her duty less than six months prior to the next scheduled election, a vice president will assume the role. If there are two or more vice presidents, the Committee will elect one of them.

8.3.2    {C}If the incapacity occurs less than 1 year [and more than 6 months] prior to the next scheduled election, the committee shall determine whether to:

8.3.2.1    Appoint a vice president to assume the role for the balance of the President’s term, or

8.3.2.2    Hold a by-election to fill the position. If a by-election is held, the coming president shall hold the position for the balance of the current term plus another full term as specified in clause 9.3.

8.3.3    If the incapacity occurs more than 1 year prior to the next scheduled election, the Society shall hold a by-election to fill the position. The incoming president shall hold the position for the balance of the current term.

8.4    {C}Duty of Managing Committee Members

When directors found that there is likely to be significant damage to the Society during the performance of their duties or when they recognised that there may be a concern in terms of a violation of the relevant laws and the present rules of the Society, directors shall immediately report this to the auditor.

8.4.1    The Secretary’s duties:

8.4.1.1    Recording the minutes of Meetings;

8.4.1.2    Keeping the Register of Members;

8.4.1.3    Holding the Society's records, documents, and books;

8.4.1.4    Receiving and replying to correspondence as required by the Committee;

8.4.1.5    Retaining the common seal of the Society

8.4.2    The Treasurer’s duties:

8.4.2.1    Recording all income and expenses and produce the financial reports. Providing a financial report and statement of accounts every month to the Committee and once approved, disclosing the reports to the members via the Society’s website;

8.4.2.2    Providing a financial report at each AGM;

8.4.2.3    Forward the annual financial statements for the Society to the Registrar of Incorporated Societies and or any other statutory office upon their approval by the Members at an AGM.

8.5    {C}Operating of the Office

The Society may employ paid or voluntary staff to perform any of the office duties required.

8.6    Meeting of the Committee

8.6.1    Request for the meeting

The Committee shall meet together to conduct the business of the Society. No committee meeting may be held unless more than three members of the Committee attend, or upon the request of the President.

8.6.2    Decision

The quorum necessary for the transaction of the business of the Committee shall be at least half of the members of the Committee. Decisions of the Committee shall be completed by a majority vote. In the case of an equality of votes the Chairperson has a second or casting vote.

8.7    Powers of the Managing Committee

The management of the Society shall be vested in the Committee and the Committee may exercise all powers and do all acts and things as the Society is by its rules or otherwise authorized to exercise and do without limiting the generality of the Committee may in particular do any of the following;

8.7.1    {C}To frame a proposal for amending the Rules and refer it to the GM;

8.7.2    {C}To deliberate on the accounts of the Association and to determine the membership fees;

8.7.3    {C}To deliberate on the qualification of members;

8.7.4    {C}To vote on any matter not specifically provided in the Rules of the Society;

8.7.5    {C}To appoint a Special Committee and its chairperson when required;

8.7.6    {C}All items and important issues decided in the monthly Committee meeting are to be submitted to the subsequent GM;

8.7.7    {C}The Committee members shall have complete discretion in denying any application if they have any reason to believe a person is unsuitable for any reason or if the applicant had previously been expelled or suspended from membership by a resolution of The Committee pursuant to clause 4.4.

 

CHAPTER 4 ELECTED OFFICIALS & SPECIAL COMMITTEES

 

9.     {C}ELECTED OFFICIALS – PRESIDENT AND AUDITOR

9.1    Eligibility of Candidate

A member wishing to be a candidate for the position of the President or Auditor of the Association shall have New Zealand citizenship or permanent residence, be an Ordinary Member and have no criminal record.

The candidates must register as a candidate by the prescribed formalities of the Election Committee with Member’s names and their signatures on the prescribed recommendation form.

If there are no other suitable candidates for the position of Auditor, the Committee shall have the authority to appoint the Auditor recommended by the President. The potential candidate’s accounting ability and experience will be taken into consideration.

9.2    Term of Office 

The term of office of the president and the auditor is two-years after which they may be reappointed or re-elected.

9.3    Business Succession

President of business succession should be conducted in the presence of the auditor within 1 month after the inauguration.

9.4    Impeachment

President and Auditor elected or Auditor nominated under the recommendation of the President and approval from the GM, are meeting the majority of the total membership and meeting the quorum with more than 1/3 full membership and attendance, more than two-thirds in favor of membership of the impeachment. If more than half of the total membership is not present, the impeachment is automatically canceled.

10.   {C}THE PRESIDENT’S DUTIES

10.1 {C} Ensuring that the Rules are followed and, through his/her best efforts achieve the Society’s purposes, promote harmony and unity among Korean people and their families residing in Auckland, New Zealand;

10.2 {C} Chairing GM, any Committee meetings, organizing Special Committees, chairing any Advisory/Consultative Committee meetings to achieve the purposes of the Society and organizing the jobs from consultation to operation.

10.3 {C} Overseeing the operation of the Society and reporting at the AGM;

10.4 {C} Advising the Registrar of Incorporated Societies, or any other registry office if necessary, of any rule changes;

10.5 {C} The President shall have power to appoint persons who have managerial ability and a reputation in good standing, or who have been recommended by members of the Korean community to be members of an Advisory and Consultative Committee and who shall advise on general matters relating to the Society

11.   {C}AUDITOR’S DUTIES

11.1 {C} The auditor audits and reports on a regular basis his/her findings to the General Assembly. The auditor audits the business execution and asset management matters of the executive board, may at any time be required to submit data on the times and the accounting for the business-related services directors, audit work is performed pursuant to the submissions it receives.

11.2 {C} The auditor may request the executive committee convened by the executive board to submit a note in writing detailing the purpose for convening the meeting convened, if necessary he/she can participate in the meeting and can be stated.

11.3 {C} If the Auditor is unable or unfit to perform their duties, refer to the 9.2 ;

12.   SPECIAL COMMITTEE

The Committee may compose SPECIAL Committees for any specific business purposes such as the Election Committee and the KCC Management Committee and has the power to approve the methods of those Specific Purpose Committee.

12.1 {C} General Rules

12.1.1  {C}Special Committees shall establish budgets, time frames and may adopt procedures to manage their specified businesses with the approval of, or at the direction of The Committee.

12.1.2  {C}These rules of the Special Committees are to be archived in the office of the Association for the ordinary members to access.

12.2 {C} KCC Management Committee (“KCC Committee”)

12.2.1  Ownership and Management

The Korean Society is the sole owner of the KCC premises. The authorised persons of the premises are the incumbent President and auditor of the Society, and the chairperson of the KCC committee. However, the authorised persons do not possess a substantial ownership of the KCC premises. Any changes to the authorised persons should be reported, and acted upon, within two weeks.

12.2.2     Operational Type and Responsibility

The finance of the KCC shall be operated independently and is self-supporting. The KCC committee may not impose any cost to the Society in association with the use by the Society itself. The Committee Chairperson, who is appointed from the external of the Society, has a total financial responsibility for the KCC premises. No payment for the committee’s meetings can be made. The president of the Korean Society is responsible for the operation of the KCC premises.

12.2.3 Composition of the committee

12.2.3.1 Composition and Term of the Membership

The committee will be composed of five members of the society including the president and the auditor, and also five members out of the Managing Committee, recommended, including the chairperson in every other year. The term of the membership is two years after which members may be reappointed.

12.2.3.2  Meeting and Decisions

  The committee will hold meetings in every quarter. Any meeting can be made by the present of a majority and any vote will be determined by a majority of the voting members. The chairperson, at his discretion, shall have a deciding vote if needed.

The sale or purchase of the KCC premises can be proposed to a GM by the committee only, requiring ten unanimous approval votes of all members. Again it may be determined by two-thirds majority vote of enrolled members of the Society in a GM.

12.2.3.3              Status of Rules

All the other detailed rules are subject to the rules of the Society. The priority status of the rules must be taken into consideration and governed by such status.

 

12.3 {C}Election Committee

The election for the President and the Auditor shall be held in the month of May of the election year and the election management is conducted according to its rules of the Committee. .

12.3.1     Appointment of the Chairperson

The chairperson of this committee is appointed by the decision of the Managing Committee and the Chairperson of Election Committee shall compose of seven members including the Chairperson.

12.4 {C}Dispute Resolution Committee

12.4.1 Purpose

The dispute resolution committee is to review and compromise any dispute(s) that may arise in terms of the managing the Society, and that may be proposed by more than 40 ordinary members.

12.4.1  Composition and Terms of members

The members of a dispute resolution committee shall be appointed in a GM, after accepting a recommendation from the Managing Committee following a public notice of the Society. The committee will be composed of five members and a chairman who will be appointed by a majority agreement of the committee. The term of office of committee members is two-year after which they may be reappointed

12.4.2  The Process of Dispute Resolution  

The process of application, procedure, appeal, and details will comply with its rules and relevant Acts.

 

CHAPTER 5 FINANCIAL AND ADMINISTRATIVE MATTERS AND MISCELLANIES

 

13.   THE RULES

13.1 {C} Keeping the rules

The rules of the Society are to be kept in Korean and English in the website of the Society for the members to access any time.

13.2 {C} Alteration of the rules

With the exception of ‘Clause 24 Special Clause’, the Society may alter or replace these Rules at a GM by a resolution passed by a two-thirds majority of those Ordinary Members present at voting, including those by proxy at a GM.

14.   THE COMMON SEAL

The Association shall have a common seal. All the documents shall be considered to execute on behalf of the Society if;

14.1 {C}The common seal is attached to the document; and

14.2 {C}The document is witnessed by the President, one of the Secretaries or the Treasurer, and countersigned by one other member of the Committee.

15.   CHEQUES

All the cheques shall be signed or endorsed in such manner as instructed by the Committee.

16.   BOOKS AND FINANCIAL STATEMENTS

16.1 {C} The Society is required to maintain accurate accounting record books in which shall be kept full, true and complete accounts of the affairs, assets and transactions of the Society.

16.2 {C} At the end of each financial year and at such other times as the Committee may decide, an income and expenditure account and a statement of assets and liabilities of the Society shall be prepared, examined and transactions verified by the Auditor of the Society.

16.3 {C} The Society shall file Annual Returns to the Registrar of Incorporated Societies and the Charities Commission as required pursuant to the Acts.

17.   THE FINANCIAL YEAR

17.1 {C} The Financial Year of the Society begins on 1 June of every year and ends on 31 May3 of the next year subject to government policy with regard to the financial year.

18.   NO PECUNIARY GAIN

18.1 {C} (Ban of Cash benefits) The members are prohibited from acquiring financial interests through the property and business of the Society, except in those circumstances allowed both by law and the articles of the Society’s rules.

19.   INVESTMENT

19.1 {C} The Committee may from time to time invest and re-invest in such securities and upon such terms as it shall think fit, the whole or any part of its’ funds, which are not immediately required for the business of the Society. In exercising this power of investment, The Committee shall exercise the care, diligence and skill available to them in managing the affairs of the Society. The prior approval of a GM must be obtained for any investment totaling $20,000.00 or more.

20.   BORROWING POWER AND LIMITATIONS

20.1 {C} The Society shall have the power to borrow or raise money from time to time by the issuing of debentures, bonds, mortgages or any other securities founded or based on all or any of the property and/or rights of the Society or without any such security and upon such terms as to property and otherwise as the Association shall think fit. However, the authority to borrow or raise  money shall not be exercised except pursuant to a resolution to that effect passed by a two thirds majority of Ordinary members present at a GM.

20.2 {C} The Society shall have power to borrow the maximum amount of loan $10,000 but this cannot be transferred to the next president as debt, except a KCC loan.

20.3 {C} In case the Society borrowed a loan, the Society shall submit detailed reports including reason of the loan, principal and interest, future plan for the repayment to a GM.

20.4 {C} (Ban of Cash benefits) The Society is prohibited from obtaining any loan from the President or directors and from giving a financial interest to the member even if the Society accepts a loan from a member.

21.   Winding Up

21.1 {C} Proxies will not be counted for this Clause. The Society may be wound up voluntarily if the Society at a GM passes a resolution by a two-thirds majority of Ordinary Members present requiring the Society to be wound up voluntarily, and the resolution is confirmed at a subsequent GM convened for that purpose only and held not earlier than thirty days after the date on which the original winding up resolution was passed.

The business of winding up shall not be conducted unless a quorum of half of all Ordinary Members is present at the subsequent GM. The final resolution may then be confirmed by a two-thirds majority of Ordinary Members present. If a quorum of Ordinary Members is not present half an hour after the time appointed for the meeting, the meeting shall be dissolved and the original winding up resolution shall be vacated.

21.2 {C} In the event of the Society being wound up, any surplus assets, after payment of the Society’s liabilities and the expenses of the winding up, shall not be divided among members on the winding up date but shall be given or transferred to another Charitable Organization within New Zealand having objects substantially similar to those stated in Rule 3, such gift to be determined by the Committee at or before the date of winding up.

22.   The other matters not prescribed in these Rules are subject to the Acts and relevant laws.

23.   The Rules are effective from the date of the approval of a GM. 

24.   Special Clause

This clause applies when the fund is transferred to the Society from the Overseas Korean Foundation through the Consulate of the Republic of Korea in Auckland (“the Consulate”).

24.1 {C} When this clause applies, the Society shall discuss with the Consulate and shall have permission when there is any change of usage and ownership and it is to sell.

24.2 This clause cannot be deleted or altered without the written approval from the Consulate, even if the Society intends to make amendments in the future.

 

(The Rules of the Society amended by resolution dated on 24 June 2017).