.부당해고 다툼에서 가장 먼저 확인하는 것은 해고의 이유가 정당했는지가 아니라 해고가 어떤 방식으로 통지되었는지입니다. 사용자는 근로자를 해고할 때 해고 사유와 해고 시기를 서면으로 알려야 하고, 이 서면 통지가 없으면 해고 사유가 아무리 타당하더라도 그 해고는 효력이 없습니다. 많은 사업장에서 구두로 해고를 알리거나 문자 한 줄로 끝내는 일이 여전히 있고, 그 순간 해고의 정당성 다툼은 시작도 하기 전에 결론이 나는 경우가 있습니다.
서면 통지 요건을 두는 이유는 두 가지입니다. 하나는 사용자가 해고를 신중하게 결정하도록 하는 것이고, 다른 하나는 근로자가 무엇 때문에 해고되는지를 분명히 알고 그에 대응할 수 있게 하는 것입니다. 해고 사유를 서면으로 적어야 하면 사용자는 그 사유가 실제로 있었는지, 해고할 만한 것인지를 한 번 더 생각하게 됩니다. 근로자는 그 서면을 근거로 구제 신청을 하거나 소명을 준비할 수 있습니다. 이 요건은 형식이 아니라 해고 절차의 공정성을 지키는 실질적 장치입니다.
서면이라는 형식은 종이 문서만을 뜻하지 않습니다. 전자우편이나 전자문서로 통지한 경우도 근로자가 그 내용을 확인할 수 있고 해고 사유와 시기가 구체적으로 적혀 있다면 서면 통지로 인정될 수 있습니다. 다만 짧은 문자 메시지나 메신저 대화로 해고를 알린 경우에는 그 내용이 사유와 시기를 충분히 담고 있는지, 근로자가 그것을 정식 통지로 받아들일 수 있었는지에 따라 판단이 갈립니다. 형식보다 내용의 구체성이 기준이 됩니다. 통지의 도달 여부도 다투어질 수 있으므로, 사용자는 어떤 방식으로 언제 전달했는지를 남겨야 하고 근로자는 받은 시점을 기록해 두어야 합니다.
해고 사유는 근로자가 어떤 행위나 사정 때문에 해고되는지 알 수 있을 정도로 적혀야 합니다. 단순히 취업규칙의 조항 번호만 적거나 근무 태도 불량이라고만 적은 통지는 사유를 명시했다고 보기 어렵습니다. 어떤 날 어떤 행위가 문제였는지, 그것이 어떤 규정에 해당하는지를 알 수 있어야 근로자가 다툴 수 있기 때문입니다. 다만 근로자가 이미 징계 절차 과정에서 사유를 충분히 알고 있었다면 통지서의 기재가 다소 간략하더라도 요건을 갖춘 것으로 보는 경우가 있습니다.
해고 시기의 기재도 요건입니다. 언제부터 근로관계가 끝나는지가 분명해야 근로자는 임금 정산, 실업급여 신청, 구제 신청 기간 계산 등을 할 수 있습니다. 시기가 적혀 있지 않거나 추후 통보하겠다는 식으로 되어 있으면 통지가 완결되지 않은 것으로 볼 수 있습니다. 해고 예고를 하는 경우에는 예고와 해고 통지를 함께 하거나, 예고 서면에 해고 사유와 시기를 명시하면 별도의 통지 없이 요건을 갖춘 것으로 인정됩니다.
서면 통지가 없거나 부실한 해고는 사유의 정당성과 상관없이 무효가 되므로, 근로자는 이 점을 가장 먼저 검토해야 합니다. 구두로 해고를 통보받았다면 그 사실을 기록으로 남기고, 서면 통지를 요구했는지, 이후 서면이 왔는지, 그 서면에 무엇이 적혀 있는지를 정리해야 합니다. 사용자가 뒤늦게 서면을 보내더라도 해고의 효력은 서면이 도달한 때를 기준으로 판단되므로, 그 사이의 기간과 임금 문제가 따로 남습니다.
사용자 입장에서는 서면 통지 요건을 갖추었다고 해서 해고가 정당해지는 것은 아니라는 점을 알아야 합니다. 서면 통지는 절차의 최소 요건이고, 그다음에 사유의 정당성, 징계 양정의 적정성, 취업규칙이나 단체협약에서 정한 절차의 준수 여부가 차례로 검토됩니다. 그러나 서면 통지가 없으면 그다음 단계로 나아갈 필요조차 없이 해고가 무효가 되므로, 어떤 사유로 해고하든 서면 요건은 반드시 갖추어야 합니다.
서면에 적힌 사유는 이후 다툼의 범위를 정하는 기준이 되기도 합니다. 사용자가 해고 통지서에 적지 않았던 사유를 구제 절차나 소송에서 새로 꺼내 정당성을 주장하는 것은 원칙적으로 받아들여지지 않습니다. 근로자는 통지받은 사유에 대해서만 방어를 준비했기 때문입니다. 따라서 근로자는 통지서에 적힌 사유와 사용자가 실제로 주장하는 사유가 같은지 대조해야 하고, 사용자는 해고를 결정한 진짜 이유를 처음부터 서면에 담아야 합니다. 통지서 한 장이 이후 절차 전체의 틀을 정합니다.
부당해고 구제 신청이나 해고 무효 소송에서 서면 요건의 흠은 가장 명확하고 다투기 어려운 무효 사유입니다. 해고 사유가 있었는지는 증거와 평가에 따라 결론이 달라질 수 있지만, 서면이 있었는지 없었는지는 대부분 분명하기 때문입니다. 근로자로서는 이 점을 먼저 확인하고, 사용자로서는 이 점부터 갖추는 것이 해고를 둘러싼 다툼에서 출발점이 됩니다. 구제 신청은 법에서 정한 기간 안에 해야 하므로, 서면 확인과 동시에 그 기간도 함께 살펴야 합니다.
해고를 통보받은 근로자가 당장 할 일은 서면을 요구하고 보관하는 것입니다. 통지서를 받았다면 그 내용을 사진으로 남기고, 구두로만 들었다면 그날의 상황을 날짜와 함께 기록하고 가능하면 문자나 이메일로 확인을 요청해 두어야 합니다. 이 기록이 이후 절차에서 해고가 언제 어떤 방식으로 이루어졌는지를 증명하는 자료가 되고, 그 자료 위에서 해고의 정당성에 관한 다툼이 비로소 시작됩니다.