오클랜드 한인회 정관개정안 (15052014)
제 1 장 총칙
1. 명칭과 소재
1.01{C} 본회의 명칭을 ‘오클랜드 한인회’라고 칭한다.
1.02{C} 본회의 소재지는 “5 Argus Place, Hillcrest, Auckland, New Zealand” 로 한다.
2. 용어의 정의
본 정관에 사용한 용어의 의미는 다음과 같다.
2.01{C}“본 회”는 오클랜드 한인회를 의미한다.
2.02{C}“임원회”는 본회 회장과 부회장 그리고 8.01조항에 의거 회장으로부터 임명된 임원들의 회의를 의미한다.
2.03{C}“본 법인체 법”은 Incorporated Society Act 1908과 그 개정법 또는 대체 법을 의미한다.
2.04{C}“총회”는 정기총회와 임시총회가 있으며 “정기총회”는 일년마다 정기적으로 여는 총회를 의미하며, “임시총회”는 정기총회를 제외한 다른 모든 총회이다.
2.05{C}“회원”의 정의는 4 조에 의한다.
2.06{C}“한민족”은 한인이거나 한인의 자손이다.
2.07 “KCC”는 한인회관이다.
3. 목적
{C}3.01{C}한인의 날, Korean night 등의 행사를 통해 한인의 역사, 한글, 전통, 문화, 예술, 음식 문화 등을 오클랜드 사회에 알린다.
{C}3.02{C}한인 이민자들의 정착에 도움을 주기 위한 영어 교육, 컴퓨터 교실 등 다양한 프로그램을 운영한다.
{C}3.03{C}한인 이민자들의 건강과 복지, 교육 등의 정보 제공을 위하여, 직접 또는 다른 단체들과 공동으로 다양한 세미나와 워크샵 등을 개최한다.
{C}3.04{C}뉴질랜드 사회 적응과 건강, 구직에 도움이 되는 다양한 정보와 서비스 – 무료 법률상담, 민원상담, 취업상담, JP서비스, 금연, 침술 등-를 제공한다.
{C}3.05{C}차세대 교육을 위한 다양한 정보 제공 및 비전을 제시할 수 있는 세미나(설명회, 간담회, 공청회, 토론회)를 진행한다.
{C}3.06{C}한인 이민자 자녀들을 위한 한국 문화, 역사, 한글, 스포츠 등 다양한 교육 프로그램을 운영한다.
제 2 장 회원
4. 회원의 자격, 권리, 의무 및 자격 상실
4.01{C}회원의 일반적 자격
18세 이상으로 오클랜드에 12개월 이상 합법적으로 체류하는 한민족 및 그 가족으로 본회의 목적에 동의하여 회원 등록을 한 사람이다. 단 명예회원은 타민족인도 가입할 수 있다.
4.02{C}회원의 구분
4.02.1 정회원: 회원 등록을 하고 회비를 납부한 자이다.
4.02.2 준회원: 회원으로 등록을 한 자이다.
4.02.3 명예회원: 한국 외교관, 그리고 임원회 의결을 통해 추천을 받은 자이다.
4.03{C}회원의 권리
4.03.1 정회원은 선거직임원 입후보권 및 선거투표권, 총회 참석권, 발언 의결권, 회의 소집 신청 및 회의 정족수를 위한 성원 자격을 갖는다.
4.03.2 준회원은 선거 투표권, 회의 참석 및 발언권만 있다.
4.03.3 명예회원은 투표권 및 의결권이 없다.
4.04 회원의 자격 상실 및 권리 제한
정회원은 회비가 연체되면 자격이 정지되고 준회원으로 전환된다.
모든 회원은 아래 사유에 해당되는 경우, 임원회의를 통해 회원자격을 제명 또는 자격정지를 의결할 수 있다.
4.04.1 본 정관을 고의로 위반하는 경우;
4.04.2 본회에 막대한 명예를 실추시킨 경우;
4.04.3 범죄를 저지른 경우
위의 사유로 본회 제반 업무에 중대 방해를 할 경우 및 긴급한 조치가 필요하다고 인정될 때는 회장은 그 회원의 출입을 통제할 법적 조치를 취할 수 있다.
5 회비와 부과금의 납부
5.01{C} 현재 정회원이 되기 위해서는 소정의 연회비를 납부하여야 하며, 그 변경은 임원회의에서 의결한다.
6 회원 명부
본회는 회원의 이름과 주소, 회원의 구분, 등록날짜와 회비납부를 기록한 정회원 명부를 보관해야 한다.
제 3 장 회의
7 총회
7.01{C} 정기총회는 매년 6월 중에 개최 한다. 시간과 장소는 본 임원회에서 결정한다.
정기총회는 다음의 결의안을 수행한다.
7.01.1 전차 회의록 승인
7.01.2 당해 연도 업무 및 회계 감사 결산
7.01.3 {C}잔여 기간 행사 계획안 및 예산안
7.01.4 {C}회장 이 취임식 (선거 년도)
7.02 임시총회는 다음의 경우 소집할 수 있다.
7.02.1 임원회의 소집 결의
7.02.2 정회원 30명 이상의 소집 요청으로 임원회의 의결을 통해 결정
7.02.3 회장의 소집 요청
7.03 총회의 공고 절차
모든 총회는 최소 총회 14일 이전에 한인회 홈페이지에 공고한다.
7.04 정족수 및 의안 결정
7.04.1 대리인을 포함한 정회원 40 인 이상의 참석을 정족수로 정한다.
7.04.2 대리인은 18세 이상의 한인으로 한 사람의 대리권을 행사할 수 있다(정회원은 본인 및 대리인의 의결권 지참시, 즉 두 표를 행사할 수 있다).
7.04.3 회의 개시 후 30분이 경과 할 때까지 의사 정족수가 미달된 경우는 산회를 선포하여 총회를 취소하여야 한다.
7.04.4 각 조에 특별히 규정한 경우를 제외한 모든 총회의 안건은 출석 정회원과 대리인의 과반수 이상의 찬성으로 통과하여야 한다.
7.05 {C}총회에 상정된 심의 사항은 의장의 회의 주재 하에 공개투표를 통하여 가부를 결정한다. 찬반이 동수일 경우 의장은 추가 투표 또는 의안 결정권을 행사할 수 있다.
7.05.1 정회원 30인 이상 서명 받은 긴급 발의 안은 총회 최소2일 전(근무일 기준) 본회 사무국에 접수되어야 한다.
7.05.2 {C}총회 당일, 정회원이 긴급 발의는 할 수 있으나, 그 발의 승인 여부는 총회 참석 정회원 과반수 이상의 찬성으로 결정한다.
8 임원회
8.01 임원회의 구성
임원회는 본회의 회장 및 회장이 임명한 최대 25명의 업무 담당 임원들로 구성되며, 임원회를 통하여 본회의 업무를 수행한다.
8.02 회장의 임원 임명 및 해임 권
회장은 공석인 임원을 임명하며, 또한 본회에 저촉된다고 판단되는 경우 해당임원을 해임할 수 있다.
8.03 회장의 임무 이행 불가시
8.03.1 부회장은 회장 부재 또는 유고 시 회장의 역할을 대행할 수 있다. 잔여 임기가 6 개월 미만이고 부회장이 2인 이상으로 선임 부회장이 정하여 있지 않은 경우, 임원회의의 의결로 회장대행을 선출한다.
8.03.2 1년 미만인 경우 임원회의의 의결에 따라 수석 부회장이 대행하거나 보궐선거를 통해 선출할 수 있다. 보궐선거를 하는 경우의 임기는 전회장의 잔여 기간과 차기 2년을 포함한다.
8.03.3 회장의 잔여임기가 1년 이상인 경우 보궐 선거를 통해 회장을 재선출하고 임기는 잔여기간으로 한다.
8.04 주요 이사들의 업무
8.04.1 총무이사는 다음의 업무를 수행한다.
8.04.1.1 회의록의 기록 보관
8.04.1.2 회원 명부 작성 및 보관
8.04.1.3 본회의 문서 및 자료 보관
8.04.1.4 임원들을 대행하는 업무 연락
8.04.1.5 본회의 인장 보관
8.04.2 재무이사는 다음의 업무를 수행한다.
8.04.2.1 본회의 모든 수입금과 본회의 지출금을 회계 장부에 작성, 매월 회계보고서를 작성하여 임원회에 발표하고 및 본회의 홈페이지에 공개
8.04.2.2 정기총회에서 회계보고서 작성 및 보고
8.04.2.3 법인 등록처 및 기타 필요한 기관에 회계보고서 작성 및 제출
8.05 사무국 운영
본회의 업무 수행을 위하여 본회 사무국을 구성하며, 유급 또는 무급 직원을 채용하여 사무국의 업무수행을 하도록 한다.
8.06 임원회의
8.06.1 회의 소집
안건처리를 위하여 정기적으로 또는 필요에 따라 임원회의를 개최할 수 있다. 회장의 요청 또는 3명 이상의 임원들이 요청하면 임원회의를 소집할 수 있다.
8.06.2 의결
임원회의의 회의정족수는 임원회 위원의 과반수 이상의 참석, 의결은 다수결 원칙으로 의결한다. 찬반 동수인 경우 의장이 재심의에 상정하거나 또는 결정권을 행사한다.
8.07 임원회의 권한
임원회는 본 정관 규정에 의거 본회의 모든 일반적 업무 수행 및 다음과 같은 일반적 업무 범위에 포함되지 않는 업무도 수행할 수 있도록 본회로부터 권한을 위임 받는다.
8.07.1 본 정관 개정안 작성 및 정기 총회에 상정한다.
8.07.2 본회의 재정상태를 심의하여 회비를 결정한다.
8.07.3 회원의 자격을 심의한다.
8.07.4 본 정관에 규정되어 있지 않은 심의 사안에 대하여 투표를 실시하여 결의한다.
8.07.5 특별위원회의 구성과 위원장 임명 동의권을 갖는다.
8.07.6 매월 임원회의에서 결정된 사항이나 중요 사안을 발의하여 차기 총회에 상정한다.
8.07.7 임원회는 정회원 신청자가 회원으로 적합하지 않다고 판단되는 경우이거나, 4.04항에 해당되어 임원회 결의에 의하여 정회원의 자격이 정지되었던 사람의 경우 회원 등록을 거부할 수 있는 권한이 있다.
제 4 장 선출직 및 특별 위원회
9 선출직 회장 및 감사
9.01{C}출마 자격
회장이나 감사로 출마를 원하는 자는 뉴질랜드 시민 또는 영주권자이고 정회원이어야 하며, 전과기록이 없어야 한다.
선거 관리 위원회에서 정한 내규에 따라 회장과 감사는 정회원의 추천을 받아 입후보자로 등록한다.
9.02{C}감사 입후보자의 자격
9.02.1 감사는 회계 능력을 가진 자로 한다.
9.02.2 만약 감사 후보자가 없을 경우, 회장이 회계 경험과 자격을 고려하여 추천하고 임원회의에서 승인을 받는다.
9.03{C}임기
회장과 감사의 임기는 2년으로 하되 임기 중 재선거의 경우는 해당 임기 내로 한다.
단 한 번에 한하여 연임할 수 있다.
10 회장의 직무
회장은 당선 확정 후 총회에서 선서를 해야 한다.
10.01 정관을 준수하고 임기 내에 교민사회에 화합과 단결로 본회의 목적을 위한 최선을
다하여야 한다.
10.02 총회 및 임원회의를 주재하며, 특별 위원회를 원활히 운영하며, 고 자문 회의를 주관하여
본회의 목적을 달성하기 위한 모든 분야에서 자문부터 집행까지 주관한다.
10.03
10.04{C} 본회의 총괄적 업무 감독 및 총회시 본회의 업무를 보고한다.
10.05{C} 정관과 내규를 보관 관리하며, 정관 개정시 번역본을 관련 등록처에 등록한다
10.06{C} 회장은 업무능력과 덕망 있는 교민 인사 중 추천을 받아 고문 및 자문위원을 구성하여
본회의 업무와 관련하여 조언을 구할 수 있다.
11 감사의 직무
11.01{C}감사는 원칙적으로 업무 감사는 하지 않고 집행부가 정관에 위배한 집행 부분을 하며, 본회의 회계 장부를 집행부로부터 제출 받아서 회계 감사하여야 한다.
11.02{C}감사는 제출 받은 회계장부와 회계보고서를 감사하여 그 결과를 정기총회에 보고하여야 한다.
11.03{C}감사의 업무수행이 불가능한 경우, 9조 2항에 따른다.
11.04{C}감사의 업무수행이 불가능한 경우 혹은 공석 시, 회계사의 회계 자료로서 보고하되, 단 총회에서 외부 Auditing(감사)를 요청 하여 통과되면 사후 감사를 받도록 한다.
12 특별 위원회
임원회의 의결에 따라 선거관리 위원회 및 한인회관 운영관리위원회 등 특별업무 수행을 위한 특별 위원회를 구성하여 업무를 효율적으로 추진 하도록 할 수 있다. (기 조직된 한인문화회관 건립조직 본부는 회관 건물의 이전 및 명의가 오클랜드 한인회로 정리되었기에 자동으로 해산되었음)
12.01 일반규정
12.01.1특별위원회는 업무 수행 규정과 예산 및 일정을 수립하여 임원회의의 승인을 받는다.
12.01.2임원회에서 정한 일정에 따라 업무수행 진행사항과 결과를 임원회에 보고해야 한다.
12.01.3특별위원회는 설립 목적 달성 시 임원회의 의결을 통하여 해산된다
12.01.4특별위원회 내규는 한인회 자료실에 보관 비치하여 열람할 수 있도록 한다.
12.02 한인회관 관리위원회
12.02.1 소유권
회관의 소유권은 총회의 의결에 따라 정하며 외부 위원장이 결정되기 전까지는 한인회 소유로 한다.
12.02.2 운영 형태와 책임
회관 관리 운영 위원회는 독립적으로 운영하는 것을 원칙으로 한다. 단 운영상 재정이 적자일 때는 스스로 모금이나 자체 충당의 방법으로 책임을 져야 하며, 흑자의 경우는 융자 상환을 위해 최선을 다해야 한다. 자체 회의를 위한 경비를 사용할 수 없으며, 한인회에 회관 사용과 관련한 일체의 비용을 부과할 수 없다.
12.02.3 위원회 구성
12.02.3.1 구성 및 임기
위원장은 한인 회장의 협조를 받아 10 명 이내의 위원을 추천, 추인을 받아서 정한다. 임기는 4년으로 하며, 연임 가능하다.
12.02.3.02 의장이 선임되기 전까지는 한인회장이 대행한다.
위원장은 관리위원장이 취임 시까지 한인회장이 대행 직으로 하며, 임기는 외부 의장이 선임되면 권한과 책임을 이관하며, 그 위원 구성 또한 독립 위원장과 상의하여 결정한다.
12.02.3 회의 및 회의결과 공지
위원회는 분기별로 회의를 개최하며, 그 회의 내용은 한인회 홈페이지에 게재한다,
12.02.4 회관 관리 위원회 내규의 지위
기타 제반 사항은 내부규정에 의해 정한다. 단 회관 관리 위원회 내규는 정기총회 의 승인 없이 개정 할 수 없다.
12.03선거관리위원회
회장과 감사(선거직 임원)의 선거는 선거 년도 5월 중에 한다.
12.03.1 위원장 위촉
선거를 위한 선관위는 내규에 의해 집행되며, 선관위원장은 임원회의의 결의로 위촉한다.
12.03.2 선관위원회 구성
선관위원장은 위원을 7인 이내로 구성한다.
제5 장 행, 재정적 사무 및 기타
13 정관 및 내규
13.01보관
본회의 정관은 한인회 웹사이트에 항상 한글 및 영문으로 보관하여 열람할 수 있게 한다.
내규는 한글로 한인회 웹사이트에 보관한다
13.02정관의 개정
22조 특별조항을 제외하고, 본 법인체 법 21조에 의거하여 총회에서 출석 회원 3분의 2이상의 찬성을 받아 본 정관을 개정할 수 있다.
14 인장
본회는 인장을 보유한다. 본회의 공문서는 다음의 경우에 유효하게 작성된 것으로 인정한다.
14.01 본회 인장이 날인되어 있고
14.02 회장, 총무이사 또는 재무이사 중 1인의 확인 서명과 임원 중 1인의 서명, 즉 총 임원3명의
서명이 있는 문서
15 수표
15.01모든 본회의 수표는 임원회에서 규정한 방법에 따라 서명 또는 배서하여야 한다.
16 회계 장부 및 보고서
16.01본회의 업무수행, 재산상황, 그리고 자금 입출금 내용을 사실에 입각하여 상세히 기록한
회계 장부를 유지해야 한다.
16.02당해 회계 연도 말 또는 임원회의에서 결정한 시기에 본회의 입출금, 재산 및 부채
상황을 기록한 회계 장부를 검토하여 감사의 확인을 받아야 한다.
16.03 본회는 본 법인체 법 및 Charities Act 에 의거하여 매년 회계보고서를 기타 필요한
기관에 제출하여야 한다
17 회계연도
17.01본회의 회계연도는 정부의 회계연도 정책에 따라 매년 4월1일부터 다음해 3월31일까지로 한다.
18 금전의 취득
18.01본회의 회원은 법과 본 정관에 규정된 상황을 제외하고는 본회의 재산과 업무를 통한 금전적 취득을 금한다.
19 투자
19.01임원회는 단기적으로 필요한 자금을 제외한 여유 자금을 안전이 보장되는 곳에 투자할
수 있다. 자금 투자를 위하여 임원회는 본회의 적절한 운영에 저해되지 않도록 주의하고 성실하게 모든 기능을 발휘해 투자하여야 한다. $20,000.00 이상의 투자는 반드시 총회의 승인을 받은 후 실행하여야 한다.
20 자금차용권한
20.01총회 참석 정회원의 2/3 이상의 찬성을 득한 후 공채, 채권, 저당권의 발행 및 본회
재산을 담보 또는 무담보로 하여 자금 대출 또는 모금을 할 수 있다.
20.02본회에서는 최대$10,000 한도로 차용할 수 있다. 단, 회장 임기 만료 시 한인회의 재정은
적자상태로 차기 회장에 인계할 수 없다.
21 (본회의) 해산
21.01본회는 총회에 참석한 정회원 2/3 이상의 찬성으로 해산을 결의할 수 있으며 해산 결의
30일 이후 차기 총회를 개최해 최종 해산을 결정한다. 단, 최종 해산 결정을 위하여 소집한 차기 총회는 전체 정회원 과반수 이상의 정족수 및 출석 정회원 2/3 이상의 찬성으로 해산을 결의할 수 있다. 정회원의 과반수 이상 출석하지 않은 경우, 이 의결은 취소된다.
21.02본회의 해산시 본회의 부채와 해산을 위한 경비를 제외하고, 잔여 재산은 본회의
회원에게 나누어 줄 수 없으며, 본 정관 3조에 규정된 본회의 목적과 매우 유사한 뉴질랜드 내의 다른 자선단체에 기부 또는 양도하도록 하며, 해산일 전에 임원회의를 통하여 양도 재산을 결정하도록 한다.
22 특별조항
본 조항은 재외동포재단의 한인회관 건립지원금이 한인회관 통장으로 입금된 시점부터 적용된다.
22.01 적용 후: 한인회관의 용도, 소유권의 변경 및 매각시, 주 오클랜드 분관과의 사전 협의 및 승인을 받아야 한다.
22.02 정관 개정시 위 22.01항에 한하여 주 오클랜드 분관의 서면 동의 없이는 절대 삭제하거나 변경할 수 없다.
Alteration of Rules of the Korean Society of Auckland
(New Set of Rules)
CHAPTER1 GENERAL PROVISIONS
1. NANE AND LOCATION
1.1 {C}The name of the Association shall be "The Korean Society of Auckland Incorporated".
1.2 {C}The location of the Association shall be in “5 Argus Place, Hillcrest, Auckland, New Zealand”.
2. {C}DEFINITIONS
The following words and expressions in these Rules shall have the following meanings:
2.1 {C}"The Association" means The Korean Society of Auckland Incorporated.
2.2 {C}"The Committee" means the meeting consisting of a president, vice presidents and the Executive Committee members appointed by the president of the Association referred to clause 8.1.
2.3 {C}"The Act" means Incorporated Societies Act 1908 and any Act and amendment or substitution thereof.
2.4 {C}“GM” means General Meeting which is comprised of Annual General Meeting(AGM) and Special General Meetings(SGM).
2.5 {C}“Member” means a person referred to clause 4.
2.6 {C}“Korean” means Korean people or descendant of Korean.
2.7 {C}“KCC” means Korean Community Centre.
3. {C}OBJECTS
The objects of the association are;
3.1 {C}To provide opportunities for people in the Auckland region to experience Korean culture, e.g Art, Food, Language, History, through events such as “Korean Day” and “Korean Night”.
3.2 {C}To provide settlement support to new Korean migrants via programmes such as English language and computer classes.
3.3 {C}To assist Korean migrants with health, welfare, and education via seminars either directly or in collaboration with kindred organizations.
3.4 {C}To provide assistance in accessing free information and services - legal advice, civil consultation, job searching consultation, JP Service, smokefree clinic, acupuncture.
3.5 {C}To provide youth support in education, future vision, life planning, via seminars, workshops, forums etc.
3.6 {C}To assist migrant’s children to understand their own cultural heritage, language, history, etc.
CHAPTER 2 MEMBERSHIP
4. {C}QUALIFICATION, RIGHT, OBLIGATION AND SUSPENSION
4.1 {C}Qualifications for membership
Members shall be those who are at least 18 years of age, ethnically Koreans and their families, current residents of Auckland area for more than 12 months lawfully, agreed The Association’s objects and submitted a completed application form. Provided honorary members can be non-Korean.
4.2 {C}Types of members
4.2.1 {C}Ordinary Members: Ordinary Members shall be those persons who submitted a completed application form with payment of membership fee.
4.2.2 {C}Associate Members: Associate Members shall be those persons who submitted a completed application form.
4.2.3 {C}Honorary Members: Honorary Members shall be Korean diplomats and their families, and persons who have been recommended through a resolution of the Committee.
4.3 {C}Rights of members
4.3.1 Ordinary members shall be entitled to stand for and vote for the President or Auditor, and shall be entitled to vote at a GM.
4.3.2 Associate members shall be entitled to vote for the President or Auditor but shall have no right to vote at a GM.
4.3.3 Honorary members shall not have any voting rights.
4.4 {C}Suspension of membership and limits of rights
Ordinary membership will be suspended if membership fee is overdue and become an Associate membership.
The Committee may suspend or expel any member of the Association who;
4.4.1 {C}willfully disobeys any of the rules, or;
4.4.2 {C}immensely lose authority, or;
4.4.3 {C}is found guilty of any conduct
The Committee may take legal action against any member when they significantly disturb business of the Association.
5. {C}SUBSCRIPTIONS AND LEVIES
Ordinary member shall pay to the Association membership fees, including subscriptions and levies as may from time to time be determined by the Committee.
6. {C}REGISTER OF MEMBERS
The Association shall keep a register of its Members containing the names, addresses and descriptions of its Members, the date upon which they became Members, and their payment of subscriptions.
CHAPTER 3 MEETINGS
7. {C}GENERAL MEETINGS
7.1 An AGM of the Association shall be held annually in June. The time and the place shall be determined by the Committee.The business of the AGM shall be;
7.1.1 {C}Approval of the previous meeting minutes;
7.1.2 {C}To receive the annual report and the duly audited annual statements of the income and expenditure and assets and liabilities of the Association;
7.1.3 {C}To report event plans and budget during remaining period;
7.1.4 {C}Inauguration of the president (election year)
7.2 {C}SGM may be convened at any time;
7.2.1 {C}Under the direction of The Committee, or
7.2.2 {C}At the request of not less than 30 Ordinary Members of the Association, or
7.2.3 {C}At the request of the President
7.3 {C}Notice of a GM
Fourteen days notice of any GM shall be given to Ordinary members via the association’s website.
7.4 {C}Quorum and Resolution
7.4.1 {C}A quorum for a GM is obtained by at least 40 Ordinary Members or their proxy by means of the association’s proxy form.
7.4.2 {C}A proxy shall be Korean who are at least 18 years of age and may apply “one proxy voting”.
(Votes of ordinary members may apply two including a proxy.).
7.4.3 {C}If following half an hour from the time appointed for the meeting a quorum of members is not present, the meeting if convened upon the requisition of members shall be dissolved.
7.4.4 {C}Resolutions at the GM shall be passed by a bare majority of the Ordinary Members present including those by proxy unless expressly stated elsewhere in this constitution.
7.5 {C}Voting at a GM shall be taken by show of hands or by secret ballot. In case of equality of votes, the chairman shall have a second or casting vote.
7.5.1 {C}Any motions signed by at least 30 Ordinary Members shall be given to the office of the Association. The motions should be given at least two working days before the GM.
7.5.2 {C}Any motions may be given at the date of GM but the approvals shall be passed by a bare majority of the Ordinary Members present.
8. {C}THE EXECUTIVE COMMITTEE
8.1 {C}Executive Committee Members
The affairs of the Association shall be conducted by the Committee which shall consist of the president, and vice-presidents, the secretary, the treasurer and up to 25 executive members appointed by the president.
8.2 {C}President’s power to Appoint and Revoke Executive Committee Member
The President shall have power to appoint a Member to fill any vacancy on the Committee; or to revoke any such appointment if the Committee member concerned causes any hindrance to the development of the Association.
8.3 {C}8.3 President’s Incapacity
8.3.1 {C}If the president becomes incapable of fulfilling their duty less than six months prior to the next scheduled election, a vice president will assume the role. If there are two or more vice presidents, the committee will elect one of them.
8.3.2 {C}If the incapacity occurs less than 1 year [and more than 6 months] prior to the next scheduled election, the committee shall determine whether to:
8.3.2.1 Appoint a vice president to assume the role for the balance of the President’s term, or
8.3.2.2 Hold a by-election to fill the position. If a by-election is held, the incoming president shall hold the position for the balance of the current term plus another full term as specified at clause 9.3.
8.3.3 If the incapacity occurs more than 1 year prior to the next scheduled election, the Association shall hold a by-election to fill the position. The incoming president shall hold the position for the balance of the current term.
8.4 {C}Duty of Executive Committee Members
8.4.1 The Secretary’s duties:
8.4.1.1 Record the minutes of Meetings;
8.4.1.2 Keep the Register of Members;
8.4.1.3 Hold the Association's records, documents, and books;
8.4.1.4 Receive and reply to correspondence as required by the Committee;
8.4.1.5 Retain the common seal of the Association.
8.4.2 The Treasurer’s duties:
8.4.2.1 Record all income and expenses and produce the financial reports. Provide a financial report and statement of accounts every month to The Committee and publish same, once approved, via the association’s website;
8.4.2.2 Give an annual financial report at the AGM;
8.4.2.3 Forward the annual financial statements for the Association to the Registrar of Incorporated Societies and or any other statutory office upon approval by the Members at the AGM
8.5 {C}Operating of the Office
The Association may employ paid or voluntary staff to perform any of the office duties required.
8.6 Meeting of The Committee
8.6.1 Request for the meeting
The Committee shall meet together to conduct the business of the association. A committee meeting may be convened at any time by any 3 members of the Committee, or upon the request of the President.
8.6.2 Decision
The quorum necessary for the transaction of business of the Committee shall be at least half of the members of the Committee. Questions arising at any meeting shall be decided by a majority of votes. In the case of an equality of votes the chairman shall have a second or casting vote.
8.7 Powers of The Executive Committee
The management of the Association shall be vested in the Committee and the Committee may exercise all powers and do all acts and things as the Association is by its rules or otherwise authorized to exercise and do without limiting the generality the Committee may in particular do any of the following;
8.7.1 {C}To frame a proposal for amending the Rules and refer it to the GM;
8.7.2 {C}To deliberate on the accounts of the Association and to determine the membership fees;
8.7.3 {C}To deliberate on the qualification of members;
8.7.4 {C}To vote on any matter not specifically provided in the Rules of the Association;
8.7.5 {C}To appoint Specific Purpose Committee and their chairperson;
8.7.6 {C}All items and important issues decided on monthly Committee meeting are to submit to the subsequent GM;
8.7.7 {C}The Committee shall have complete discretion to deny any application if they believe a person is unsuitable for any reason or if the applicant had previously been expelled or suspended from membership by a resolution of The Committee pursuant to clause 4.4.
CHAPTER 4 ELECTED OFFICIALS &THE SPECIFIC PURPOSE COMMITTEE
9. {C}ELECTED OFFICIALS
9.1 Eligibility of Candidate
A Member wishing to be a candidate for the position of President or Auditor of the Association shall have New Zealand citizenship or permanent residence, and shall be an Ordinary Member and have no criminal record.
The candidates must register as a candidate by the prescribed formalities of the Election Management Committee with Member’s names and their signatures on the prescribed recommendation form.
9.2 A candidate for the position of Auditor
9.2.1 {C}Have an accounting skills and ability;
9.2.2 {C}If there are no other suitable candidates for the position of Auditor, the Committee shall have the authority to appoint the Auditor recommended by the President in consideration of accounting ability and experience.
9.3 The President and the auditor shall be elected every 2 years and may not serve more than 2 consecutive terms. They shall be elected by the highest number of votes.
10. {C}THE PRESIDNT’S DUTIES
The President shall be inaugurated and take the oath of office at GM
10.1 {C}Ensure that the Rules are followed and use their best endeavours to achieve the Association’s objectives and promote unity and good will among Korean people and their families. who live in Auckland, New Zealand;
10.2 {C}Chair GM and any Committee meetings and organize a special Committees;
10.3 {C}
10.4 {C}Oversee the operation of the Association and report at the AGM;
10.5 {C}Advise the Registrar of Incorporated Societies, or any other registry office if necessary, of any rule changes;
10.6 {C}The President shall have power to appoint persons who have managerial ability and a reputation of good standing, or who have been recommended by members of the Korean community to be members of an Advisory and Consultative Committee and they shall advise on general matters relating to the Association.
11. {C}AUDITOR’S DUTIES
11.1 {C}The auditor shall be supplied with a copy of the accounts and financial statements of the Association;
11.2 {C}The auditor shall make a report to the Members at the AGM regarding the financial statements and accounts as provided;
11.3 {C}If the Auditor is unable or unfit to perform their duties, refer to the 9.2 ;
11.4 {C}If the Auditor position is vacant, the Association will supply the financial statements.
12. SPECIFIC PURPOSE COMMITTEE
The Committee may compose Specific Purpose Committees for any specific business purposes, such as the Election Management Committee and the Management Committee for KCC and has the power to approve the methods of those Specific Purpose Committee.
12.1 {C}General Rules
12.1.1 {C}Specific Purpose Committees shall establish budgets, time frames, and may adopt procedures to manage their specified businesses with the approval of, or at the direction of The Committee.
12.1.2 {C}Specific Purpose Committees shall report to The Committee on their progress regularly as required by The Committee.
12.1.3 {C}Specific Purpose Committees shall be dissolved after completion of their business purposes or by the decision of the Committee.
12.1.4 {C}These rules of the Specific Committees are to be archived in the office of the Association for the members to access.
12.2 {C}KCC Committee
12.2.1 Ownership
The Association has the ownership of the KCC, unless a new Chairperson is nominated and commences its own work, and then transfers the ownership to a new KCC Committee if the resolution is passed at GM.
12.2.2 Management style and Accountability
The Association makes it a principal rule to independently run this Committee, and not only shall this Committee cover any financial loss by gathering donation from the members of the society or of this Committee, but also shall drive their best endeavor of the members to pay off the loan.
This committee shall not spend any expense for the meeting and shall not impose any fee and expense such as rental, water, power, rate, insurance and maintenance to the Association.
12.2.3 Composition, term of the membership and Acting of the KCC Committee
12.2.3.1 Composition and Term of the Membership
The Chairperson appoints members within the number of 10 from the members recommended, with the cooperation from the president of the Association, and this appointment needs ratification from the members through a GM. The term of the membership is 4 years and can be reappointed.
12.2.3.2 Role Acting while a Chairperson is not in the position
The President of the Association shall be acting until a new chairperson takes over his position or this position is unoccupied. The President shall transfer the role to a new Chairperson when ready, and compose the members of the Committee by the cooperation mutually between the President and the Chairperson.
12.2.4 Meeting and its notice for the members
Meeting shall be held every three month and the memorandum is to be publically noticed in the website of the Association.
12.2.5 Rules of KCC Committee
All the other detailed rules or any part of them may be altered, or added by the resolution passed at GM.
12.3 {C}Election Management Committee
The election for the president and the auditor shall be held in May.
12.3.1 Appointment of the Chairperson
The Election Management Committee performs its task according to its rules and the chairperson of this committee is appointed by the decision of the Executive Committee.
12.3.2 Composition of the Committee
The total number of Election committee including chairperson shall not be more than seven.
CHAPTER 5 FINANCIAL AND ADMINISTRATIVE MATTERS AND MISCELLANIES
13. THE RULES
13.1 {C}Keeping the rules
The rules of the Association are to be kept in Korean and English in the website of the Association for the members to access any time.
13.2 {C}Alteration of the rules
Subject to section 21 of the Act, with the exception of ‘Clause 22 Special Clause’, these Rules or any part of them may be altered, added or rescinded by the resolution passed by a two-thirds majority of the Ordinary Members present including those by proxy at a GM.
14. THE COMMON SEAL
The Association shall have a common seal. All the documents shall be considered to execute on behalf of the Association if;
14.1 {C}The common seal is attached to the document; and
14.2 {C}The document is witnessed by the President, one of the Secretary or the Treasurer, and countersigned by one other member of the Committee.
15. CHEQUES
All the cheques shall be signed or endorsed in such manner as instructed by the Committee.
16. BOOKS AND FINANCIAL STATEMENTS
16.1 {C}The Association shall cause to be kept proper books of account in which shall be kept full, true and complete accounts of the affairs, assets and transactions of the Association.
16.2 {C}At the close of each financial year and at such other times as the Committee may elect an income and expenditure account and a statement of assets and liabilities of the Association shall be prepared and shall be examined and the correctness thereof ascertained by the Auditor of the Association.
16.3 {C}The Association shall file Annual Returns to the Registrar of Incorporated Societies and the Charities Commission as required pursuant to the various acts.
17. THE FINANCIAL YEAR
17.1 {C}The Financial Year of the Association begins on 1 April of every year and ends on 31 March of the next year subject to government policy with regard to the financial year.
18. PECUNIARY GAIN
18.1 {C}No member shall receive or obtain any pecuniary gain from the property or operation of the Association except by those circumstances provided for in law and by the rules of the Association.
19. INVESTMENT
19.1 {C}The Committee may from time to time invest and re-invest in such securities and upon such terms as it shall think fit, the whole or any part of its funds, which are not immediately required for the business of the Association. In exercising this power of investment, The Committee shall exercise the care, diligence and skill available to them in managing the affairs of the Association. The prior approval of a GM must be obtained for any investment which brings the total of all investments to a sum over $20,000.00.
20. BORROWING POWER
20.1 {C}The Association shall have the power to borrow or raise money from time to time by the issue of debentures, bonds, mortgages or any other security founded or based on all or any of the property and/or rights of the Association or without any such security and upon such terms as to property and otherwise as the Association shall think fit but the powers of so borrowing or raising money shall not be exercised except pursuant to a resolution to that effect passed by a two thirds majority of Ordinary members present at a GM.
20.2 {C}The Association shall have power to borrow the maximum amount of loan shall be $10,000 and this cannot be transferred to the next president as debt, any loss shall be the president’s personal debt, except KCC loan.
21. Winding Up
21.1 {C}Proxies will not be counted for this Clause. The Association may be wound up voluntarily if the Association at a GM passes a resolution by a two-thirds majority of Ordinary Members present requiring the Association to be wound up voluntarily, and the resolution is confirmed at a subsequent GM convened for that purpose only and held not earlier than thirty days after the date on which the original winding up resolution was passed.
Business of winding up shall not be transacted unless a quorum of half of all Ordinary Members is present at the subsequent GM. The final resolution may then be confirmed by a two-thirds majority of Ordinary Members present. If a quorum of Ordinary Members is not present following half an hour after the time appointed for the meeting the meeting shall be dissolved and the original winding up resolution shall be vacated.
21.2 {C}In the event of the Association being wound up the surplus assets, after payment of the Association’s liabilities and the expenses of the winding up, shall not be divided among members at the date of winding up but shall be given or transferred to another Charitable Organisation within New Zealand having objects substantially similar to those stated in Rule 3, such gift to be determined by the Committee at or before the date of winding up.
22. Special Clause
This clause applies when the fund is transferred to the Association from the Overseas Korean Foundation through the Consulate of the Republic of Korea in Auckland.
22.1 {C}When this clause applies, the Association shall discuss with the Consulate of the Republic of Korea in Auckland and shall have permission when there is any change of usage and ownership and it is to sell.
22.2 {C} This clause cannot be altered without the written approval from the Consulate of the Republic of Korea in Auckland.
(Amended on Thur 15 May 2014)
